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Con la llegada de Verifactu, el sistema de facturación verificada aprobado por la Ley Antifraude, miles de arrendadores, gestores inmobiliarios, property managers y empresas patrimoniales han tenido que adaptar sus procesos de facturación y declaración de ingresos por alquiler. Este cambio normativo afecta tanto a la forma de emitir facturas, como a la forma de registrar cobros, conservar información y garantizar la trazabilidad de cada ingreso derivado de un alquiler.
En esta guía ampliada encontrarás una explicación completa, actualizada y con detalles prácticos sobre cómo declarar correctamente los ingresos del alquiler con Verifactu, qué alquileres están afectados y qué debes hacer para evitar sanciones.
1. Qué es Verifactu y cómo afecta a los alquileres paso a paso
Para entender cómo declarar los ingresos por alquiler con Verifactu, primero debemos comprender qué es y por qué se ha creado este sistema.
¿Qué es Verifactu realmente?
Verifactu es un mecanismo de control de la facturación que obliga a registrar cada factura emitida de modo que:
- No pueda ser modificada ni eliminada.
- Se pueda reconstruir todo el historial de emisión y cobro.
- Exista una huella digital única que identifique la integridad del dato.
- El software cumpla con estándares de seguridad y trazabilidad.
- La Agencia Tributaria pueda auditar el proceso si lo considera necesario.
Además, Verifactu introduce un Registro Seguro de Eventos (RSE), donde quedan anotadas todas las acciones sobre cada factura: creación, modificación, envío, anulaciones, rectificaciones…
Por qué afecta al sector del alquiler
Afecta porque muchos alquileres requieren la emisión de factura, especialmente cuando:
- El alquiler está sujeto a IVA.
- El arrendador es una sociedad.
- El arrendador presta servicios adicionales.
- El alquiler se considera actividad económica.
- La agencia inmobiliaria cobra honorarios o servicios.
Cada vez que existe obligación de emitir factura, esta factura debe generarse con un software Verifactu.
Y aquí es donde empieza el impacto real en el día a día.
2. ¿Qué alquileres deben usar Verifactu y cuáles no?
La pregunta más frecuente es: ¿Tengo que aplicar Verifactu en mis alquileres?
A continuación lo aclaramos con exactitud.
✔ Debes usar Verifactu si…
1. Tu alquiler está sujeto a IVA
Ejemplos:
- Local comercial
- Nave industrial
- Oficina
- Parking no vinculado a vivienda
- Trasteros alquilados como negocio
- Alquiler turístico con servicios
- Alquiler de espacios de coworking
- Alquiler de salas o instalaciones por horas
Aquí existe obligación de emitir factura, y por tanto se debe hacer mediante versión Verifactu.
2. Eres una SOCIEDAD que alquila inmuebles
Todas las sociedades deben emitir facturas verificadas, tanto si el alquiler es su actividad principal como si es secundaria.
3. Eres autónomo con actividad económica en los alquileres
Si realizas servicios como:
- Limpieza periódica
- Mantenimiento
- Suministros repercutidos
- Gestión activa
- Servicios hoteleros o para turistas
Entonces tu actividad se considera económica → factura obligatoria → Verifactu obligatorio.
4. Eres una agencia o gestor que factura servicios
Los honorarios, comisiones y tarifas de administración deben emitirse como facturas verificadas.
❌ No debes usar Verifactu si…
- Alquilas una vivienda habitual sin IVA y como particular.
- Tu actividad no tiene carácter económico, sino patrimonial.
- No estás obligado a emitir factura en ningún caso.
Aun así, muchos particulares están adoptando software Verifactu por orden, automatización y facilidad de gestión.
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3. Cómo declarar ingresos por alquiler con Verifactu: proceso completo
Ahora sí, vamos al procedimiento real que debe seguir cualquier arrendador o gestor que quiera cumplir correctamente con la normativa.
Paso 1: Emitir la factura en formato Verifactu
La emisión de la factura Verifactu es el núcleo del cumplimiento.
La factura debe incluir:
- Identificador único e irrepetible
- Huella digital (hash)
- Encadenamiento con facturas anteriores
- Registro Seguro de Eventos
- Sello Verifactu
- Datos del contrato vinculados
Cada dato debe quedar registrado sin posibilidad de manipulación.
Paso 2: Registrar la factura en el contrato correspondiente
Aquí empieza la trazabilidad del alquiler.
Cada factura debe quedar asociada a:
- Un contrato concreto
- El periodo de devengo
- El inmueble
- El inquilino
- Condiciones económicas (renta, gastos, IVA, retenciones…)
- Método y fecha de cobro
Esto permite declarar ingresos correctamente sin perder control.
Paso 3: Registrar el cobro del alquiler
El software Verifactu debe permitir:
- Conciliación bancaria automática
- Asignación del pago a la factura correspondiente
- Detección de impagos
- Registro de fecha exacta del cobro
En caso contrario, Hacienda puede considerar que no existe correspondencia entre ingresos y facturación.
Paso 4: Declaración fiscal según régimen
Si eres persona física: IRPF
- Si NO prestas servicios → se declara como Rendimientos del capital inmobiliario.
- Si SÍ prestas servicios → Rendimientos de actividad económica.
En ambos casos, las facturas Verifactu sirven como prueba documental de los ingresos.
Si eres sociedad: Impuesto sobre Sociedades
Debes integrar las facturas en:
- Libros de ingresos
- Libros de IVA
- Contabilidad oficial
- Declaración anual del Impuesto sobre Sociedades
Aquí la trazabilidad es aún más crítica.
Paso 5: Conservar toda la trazabilidad durante 4 años
Verifactu impone una obligación clara:
Debes guardar todas las facturas verificadas y su registro seguro durante un mínimo de 4 años.
Eso incluye:
- Facturas
- Historial de modificaciones
- Envíos
- Cobros
- Rectificaciones
- Comunicaciones
- Eventos del RSE
Un software especializado evita tener que almacenar manualmente cientos de documentos.
Conclusión
Verifactu supone un cambio profundo en la forma de gestionar los alquileres en España. Sin embargo, lejos de ser un obstáculo, puede convertirse en una oportunidad para profesionalizar la gestión, reducir errores y automatizar procesos. Declarar los ingresos correctamente no solo evita sanciones, también mejora la operativa interna y la transparencia con propietarios e inquilinos.
Un software especializado como Nester permite cumplir al 100% con la normativa Verifactu
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